我們來用CRM吧!EspoCRM、vtigerCRM 與SuiteCRM

我們來用CRM吧!EspoCRM、vtigerCRM 與SuiteCRM

公司營運至今也有三、四年,一直以來都用很傳統的方式在整理檔案,並沒有採用任何CRM系統,常用客戶才會有登記在客戶的excel表裡,是的,我們用excel當作我們的CRM,就這樣用了兩年,雖然說沒有遇到執行上的問題,但是我總覺得我們一直在浪費這項資源,畢竟開發每一個客戶都要花很多時間,但是這些客戶開發後沒有再繼續維持的真的比想像中多很多,尤其是早期我們建置的網站,大部分客戶都還用到現在遲遲不肯更新,以至於我們跟客戶的緣分就僅止於一個網站開發的時間,緣分慎短,說來可惜。我們可以幫客戶的部分不光只是建立網站,還可以協助客戶拓展網路事業,透過網路我們可以幫你創造更多的價值,這才是我們團隊真正專業的地方。

如此這般的,我們來用CRM吧!

雖然我們擁有開發能力,但是一套專業的CRM勢必是要花許多時間才可以建立,雖然說近期公司專案上是有空檔,但是這空檔也不夠開發一整套完整的CRM,畢竟一套完整的CRM除了要可以掌握客戶名單以外,報價單、合約、發票等三大區塊也是基本必備的功能,另外還要可以發送email,如果報價單、合約可以透過系統產生並且自建流水編號,當然就會讓一切更有系統,搜尋也可以更加便利,其他功能像是服務或產品管理、日曆、會議或是銷售流程等等也是很重要的功能,這樣隨便列一列都可以開發出很多功能來,與其自己抽空開發,我想最快的方式還是尋找市面上的open source來解決問題,雖然不見得非常符合需求,但是至少是個不錯的開始!

透過Google,我找了好幾套open source的CRM來測試,像是SuiteCRM、VtigerCRM,還有一套叫EspoCRM,這些都是開源免費的CRM系統,我們就台一套一套好好介紹吧!

簡單易用的EspoCRM

EspoCRM內建多國語言,不需要另外安裝語系包,內建簡體中文可用,但是沒有繁體中文,介面操作上非常簡單易用,是採用左右兩欄設計,算是一套簡單小巧又容易上手的CRM系統,功能部分有客戶(公司)管理、聯絡人(窗口)管理、潛在顧客、商機、案例、電子郵件、日曆、會議、通話、任務、文件、行銷活動、知識庫、信息流、用戶管理,大部分命名都很淺顯易懂,操作上也不太需要特地學習,左手邊就是功能選單,新增一律在右上角,內容上方是搜尋,下方則是列表,是一套我覺得如果我們家也要開發CRM應該也會朝這個方向前進,畢竟這套CRM的介面操作邏輯與我們現在幫客戶客製化的後台管理系統操作邏輯是完全相同的,所以對我來說,一但架好我幾乎不用學習就可以立馬開始使用。

那既然EspoCRM這麼簡單易用,我為什麼沒有選擇它呢?原因是因為他少了數據分析、產品與服務、發票管理等部分。現今講求大數據的時代,凡事都必須要有有數據為依據,EspoCRM在這部分就顯得非常聰明,數據分析的功能你必須另外付費購買EspoCRM Advanced Pack,在這個Advanced Pack裡,你可以獲得報表、商業流程管理、工作流程、MailChimo串接、Google行事曆同步、Google聯絡人串接、產品管理、報價與發票管理。那這個Advanced Pack要多少錢呢?要美金495元,約台幣1萬5千元。雖然說EspoCRM非常簡單易用,但是在我還有其他選擇的情況下,這個1萬5千元要不要花就會變得很重要,再者我們只是一間小小工作室,還是要考慮成本問題,與其花1萬5買這個Pack,我可能寧願花在團隊的年度聚會上,因此這個EspoCRM到這裡就被我拋棄了。

你可以在這裡前往EspoCRM官方網站,也可以在這裡試用EspoCRM包含Advanced Pack的版本。

選單清晰有條理的vtigerCRM

vtigerCRM算是老牌open source CRM,是從更老牌的sugerCRM修改而成,而目前sugerCRM最新版本已經要付費購買,vtigerCRM最新版還是完全開源的。在選單的邏輯上顯得非常有調整,你很快就可以找到你所需要的項目,主要分成:行銷、銷售、庫存、支援、專案與工具等項目,對於產品的進銷存也是有不錯的管理,除了可以掌握客源也可以掌握供應商來源,如果不是銷售類也可以透過支援與專案進行服務類商業行為管理,算是不管各種商業模式支援度都是一等一的CRM軟體,也是我心中目前的第一優先選擇。

最後我沒有採用vtigerCRM的原因,在於目前vtigerCRM 7 並沒有繁體中文語系,語系安裝也需要通過擴展商店才能安裝,雖然有找到一些台灣的工程師自行開發的繁體中文資訊,但是礙於這些工程師不喜歡大家直接當伸手牌的緣故而沒有釋放出來,原本我想自個翻譯,但是進行了三天之後我就放棄了,原因是我的翻譯我自己覺得很怪,而且又沒有翻譯軟體的經驗,怕到時候翻譯出來變成四不像,導致好好一個CRM變的很難用,這也變成了我最後沒有選擇vtigerCRM的原因。另外對於vtigerCRM這樣包山包海的功能我其實也有點擔心,畢竟我想要的只是一個客戶管理系統,這樣包山包海真的好嗎?裝了一套超厲害的CRM但是我只會用到50%的功能這樣好嗎?反覆思考下我覺得似乎不太妥,所以即使是第一優先選擇,也漸漸的在我的清單中被劃掉了。

你可以在這裡下載最新版的vtigerCRM

怪複雜又難懂的suiteCRM

suiteCRM與vitgerCRM一樣是來自於老牌的sugerCRM修改而成,所以本質上與vitgerCRM應該是差不多的,但是suiteCRM的選單就不像vtigerCRM那樣的好理解,雖然大部分vtigerCRM有的,suiteCRM也有,不過仔細核對後就會發現,suiteCRM少了供應商與支援區塊,所以讓suiteCRM可使用的範疇變得沒有vtigerCRM這樣的寬廣,雖然說功能變少,但是卻讓suiteCRM可以更專注在客戶維護、專案流程上,對於我們這種小型工作室來說,已經算很夠用了。

最後讓我選擇suiteCRM的原因也很簡單,suiteCRM擁有繁體中文語系翻譯檔,也就是大部分的操作都可以在中文介面下進行,所以也會讓學習門檻稍微降低一些,對於英文不好的我或其他同事來說也會更簡單。另外在系統擴充與設定的部分suiteCRM比vtigerCRM好非常多,suiteCRM不需要經過擴充市集進行擴充安裝,這意味著大家可以隨時開發擴充,擴充的發展就會比vtigerCRM來得自由一些,但是太過自由最後當然管理不易,最後當然還是回歸到vtiger那樣有擴充市集管理會比較好一些,suiteCRM深知這個道理,所以目前suiteCRM已經擁有線上市集,你可以從裡面找到很多不錯的應用跟佈景,數量遠遠多過vtigerCRM,付費方式有一次付清也有月租、年租等付費方式。

而suiteCRM本身在系統設定的部分,自由度也跟擴充一樣超級高,而且內建系統修復功能,像這樣龐大的系統難免會有出相障礙的時候,有內建系統修復功能的情況下,對於不了解程式的使用者或是對這麼龐大的系統感奈無奈的工程師就顯得非常體貼。再來studio工作室功能,這個翻譯在一開始我根本看不懂,後來嘗試了一下才發現原來這是資料庫與介面修改器,當我發現目前的欄位不符合使用時,我可以透過studio工作室自行新增,並且調整介面,這個功能除了可以修改繁體中文語系檔翻譯不確實的問題,而可以讓CRM系統更符合整體公司的流程,有鑑於這個studio的功能還有繁體中文語系的情況下,讓suiteCRM即使不是我心中的第一名,也雀屏中選了!

你可以在這裡下載最新版本的suiteCRM,與繁體中文語系

在試用了suiteCRM一週之後,是發生了一些問題,但是就整體流程來說是非常符合我的需求,所以目前在快樂使用中,如果你也是一個小型的服務類型公司,我也會推薦你使用suiteCRM!

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