自疫情以來，我們開始越來越多地使用數字化辦公工具，而這導致我們的工作時間變得越來越長，對大腦造成的認知負擔也越來越重。怎樣才能解決這個問題呢？去年，有人在推特上開玩笑說：“又看了一整天電影，邊看邊刷手機，作為我看了一整週電腦屏幕的獎勵。”

資料圖

這話說得真不錯，如今這場疫情已經進行了一年多，我們的目光都好像被黏到了各種各樣的屏幕上。並且不僅僅是看電影和刷抖音，我們在工作中也開始越來越多地依賴數字工具。

這種“全天候虛擬”的生活方式導致“數字化強度”激增。我們的工作中用到的數字化工具越來越多，並且使用這些工具的工作時間也越來越長。去年，微軟公司追踪了31個國家的三萬多名用戶的使用習慣，最終的調查結果為我們敲響了一記警鐘。

“人們每周用Teams軟件開會的時長增加了148%。”微軟副總裁賈里德•斯帕塔羅指出，“平均每名用戶在下班後的工作聊天次數增加了42%，週末更是增加了200%。2021年2月，我們的客戶收到的郵件比去年2月足足多了400億封。”

斯帕塔羅個人對此也深有體會。他和他的團隊在屏幕前花的時間的確比過去長了不少。他表示，員工們參加的會議越來越多，有時這些會並非必需，他們只是想表示自己在參與公司工作而已。斯帕塔羅還說，他如今的一對一會談也比之前多了許多。在他看來，這是由於“人們對人際聯繫的渴望”導致的。

這種數字化辦公模式給大腦造成了很大的認知負擔。有一些短期手段可以在一定程度上降低這種數字化強度，但這一問題也促使我們開始探討，在全新的工作模式下，我們究竟應當以何種方式進行交流。

巨大的認知負擔

當然，遠程辦公肯定意味著我們要在屏幕前多花時間。過去會議都是當面舉行，但如今別無他選，只能藉助虛擬交互方式。

美國遠程辦公諮詢公司Global Workplace Analytics總裁凱特•利斯特指出，我們應當客觀地看待微軟的調查數據。“不錯，Teams軟件如今用得是比以前多了。從前基本沒人用它。”但遠程辦公意味著我們肯定要使用虛擬工具，因此Teams或Zoom等在線會議軟件的使用量增加應該是在預期之內的。

但即便如此，微軟調查結果中的其它數據依然令人憂慮。該調查報告還顯示，在許多國家，人們的工作時間都延長了一小時左右，平均會議時間也增加了10分鐘。

“人們的工作量確實變大了。”利斯特指出，“而且你整天都要盯著電腦屏幕。不像在辦公室裡，你可以和同事們社交，可以站起來走走、去吃個午飯，也不能到點就走，所以你只能不停地工作。”

由於我們無法像過去那樣，在辦公室走廊裡擦肩而過時閒談幾句、或是湊過身子問個問題，我們向同事發起的聊天、發送的郵件、以及安排的會議都比從前多了，這些都是造成如今工作時間變長的原因。

在疫情之前，我們在參加會議、吃午飯、或上下班通勤時，也許會把數字化平台暫時擱置一邊。但如今，這些在線工具簡直如影隨形、無處不在。在不同平台間的切換（比如從郵件切到瀏覽器）會給我們的認知過程造成沉重負擔。再加上沒完沒了的視頻聊天，情況只會越來越糟。

“我們的大腦並不適合一直盯著平面圖案。”微軟人類工程學實驗室主任邁克爾•波翰博士指出，“大腦更適應真實世界，習慣利用身體語言等微妙手段進行處理和溝通。”

在視頻會議中，每個人的畫面各佔一格，我們的大腦便會試圖對每一位參會人進行單獨處理，包括聽取、理解和接受視覺信息。你還沒開始看會議議程，你的大腦便已經在努力工作了。“你也許意識不到這一點，”波翰指出，“但在屏幕上處理工作的確會給大腦造成巨大的認知負擔。”

開的會越多，這種情況就越嚴重。波翰和他的研究團隊在一項研究中觀察了人們在參加一連串模擬視頻會議時的大腦活動。他們追踪了受試者腦中產生α波（大腦休息時產生）和β波（大腦努力工作時產生）的頻率，結果發現，在長達一天的開會時間裡，β波一直在向前延伸，彷彿永無止境。“β腦電波的攢積與人們的疲勞感和焦慮感之間有很強的關聯性。”波翰指出。

但問題不止開會一項。只要大腦需要同時處理大量信息（也就是說，只要你盯著屏幕看），大腦就會一直產生β波。在持續產生β波一段時間後，大腦的處理速度就會開始下降。你越是想趕緊把工作做完，就越是做不動。

短期解決手段

好消息是，哪怕只是休息10分鐘這樣簡單的方法，只要使用得當，都可以在一定程度上緩解數字化強度造成的影響。

“如果休息一下，做點冥想、閱讀、拉伸、亂塗亂畫之類的事兒，你的大腦便能放鬆一些，開始產生α波，”波翰指出，“休息之後，你就會變得更加投入和專注。休息給了你一次’重置’大腦的機會，更有利於維護大腦健康。”

面對龐大的工作量，再加上遠程辦公往往更困難、更費事，做個瑜伽似乎都變成了一種奢侈。但這麼做的確大有益處。α波有利於大腦認知功能的恢復，可以提高工作效率。

斯帕塔羅表示，微軟正在研發新的軟件功能，試圖以此解決視頻會議帶來的認知負擔問題。該功能名叫“共聚模式”，其實是一個虛擬濾鏡，可以將所有參會者置於同一背景之上。該濾鏡去掉了每位參會者單獨的方框和背景，從而減少了一部分佔據大腦認知空間的潛意識處理活動。

但要真正緩解數字化強度問題，光憑改進視頻會議平台還不夠。斯帕塔羅指出，如今距疫情開始已過去了一年多，工作環境也發生了巨大變化，從辦公室轉到了家中，但我們仍在試圖複製傳統的工作模式。

“老辦法已經行不通了，我們正在進入一個新時代。”他說道，“我們需要形成新習慣、新做法、以及新的文化理解。我們還需要學習新技能、新規律、並且創造新的文化常態。”我們不應將員工視作“工廠中的機器人”，而應將他們視為“精英運動員”。“這和運動員的訓練是一樣的：我們需要進行一段高強度的工作，然後必須休養一段時間，並且休養和工作同樣重要。”

努力改進

利斯特認為，要想實現這些改變，首先要對我們在工作中的溝通方式進行重新評估。“如果我們要找某人談談，不能每次都通過視頻會議。難道每次都需要開長會，一個人講、其他人聽嗎？其實發個會議紀要就行了。”

她認為，無論是當面會議還是視頻會議，大多數會議其實都是“浪費時間”。如今，會議被搬到了線上，“許多人就只是坐在電腦前，同時還在處理其它任務，這也會給認知能力造成很大負擔。而他們之所以這麼做，是因為他們本就不需要參會。會議早就應該取消了，為何我們如今在虛擬世界中還要繼續這麼做呢？”

利斯特指出，為減少工作過度的問題，企業應當提前向員工說明公司政策和期望。“有些人可能凌晨三點時工作效率最高。但如果你老闆凌晨三點給你發了封郵件、而你直到早上八點才看到，你就可能擔心自己的響應不夠及時。”她舉了個例子，“而公司必須提前跟員工說明白，’你不需要在凌晨三點回郵件。”

此外，過度管理也不可取。管理不應以員工是否出勤為中心，否則便會導致人們在視頻會議和工作聊天上花費太多時間，從而飽受數字化強度之苦。要想終結這種“出勤主義”，企業就需要打造一種文化，讓員工們知道自己有權、並且應當時不時下個線。

如能找到與同事聯絡的新途徑，減少每日會議、郵件和虛擬打卡的數量，不僅能減輕我們的數字化負擔，還能為後疫情時代的工作場景打下基礎。

“我們需要重新審視工作中的每一個環節，”利斯特說道，“並且反問：我們為什麼要這麼做？有沒有更高效的方法？我們不能簡單地將舊方法複製到新環境當中，而要好好想想如何改進。”