線上辦公會不會成為新趨勢?
早上8點半,陳星辰從被窩裡掙扎著醒來,在手機上完成公司的線上打卡後,再睡一個回籠覺。她已經居家辦公30多天,作為一個曾經每天都要精心搭配職業裝上班的小白領,她開始習慣穿著睡衣、蓬頭垢面地對著電腦工作,也會在開電話會議的時候開啟靜音模式偷偷吃個冰淇淋。居家辦公對於在金融行業工作的她,是難得的體驗。
新冠肺炎疫情暴發,讓很多人體驗了新的工作模式——線上辦公。據媒體報導,目前在阿里巴巴旗下的釘釘上有超過1000萬家企業組織的兩億上班族在線開工。2月3日復工第一日,釘釘甚至緊急部署超過1萬台雲服務器來支撐用戶暴增的需求。
疫情之後,線上辦公會不會成為更多企業的選擇?一項《企業健康復工與經營情況調查》顯示,超過七成的被調查企業表示,數字基礎設施對企業抗疫意義重大,疫後將加大數字化投入。
線上辦公讓自己有了更多可支配時間
陳星辰很享受線上辦公的日子。
她供職於中信證券。在公司上班時,辦公室裡所有人都盯著電腦屏幕緊張工作,她說這是金融行業的常態。大家說話都壓低聲音,如果要討論問題,只能到會議室或者洗手間。她感覺這樣的氛圍很壓抑,受不了時就會偷偷跑到洗手間玩會兒手機,或者到室外呼吸一下新鮮空氣。在家線上辦公讓她感到了久違的輕鬆和自在。
她的工作效率並沒有因線上辦公而受到影響。在公司辦公,頻繁的會議也讓她煩惱。每週一陳星辰幾乎都在開會中度過,一個主題接著一個主題,5個人的會連著3個人的小會。過多的會議讓她難以有時間處理自己的工作,很多時候只能加班。居家辦公後,所有會議變成了電話會議,在與自己相關的部分結束之後,她就可以開啟靜音功能投入到工作中,效率大大提高,“下班打卡前就能完成所有的工作,太爽了”。
對於陳星辰來說,線上辦公沒有影響整體項目的推進,她反而更加忙碌。受疫情影響,她負責的項目很多都難以正常運行,她需要每天進行風險評估和預警。
在新疆喜馬拉雅文化有限公司工作的菲爾也很享受線上辦公。從2月3日起,她和老公同時開啟這樣的工作模式。疫情期間比平時更忙碌,她負責項目的策劃和設計任務比往常要多,不論是抗擊疫情的海報,還是公司文旅的宣傳,她一項都沒落下。
“線上辦公讓我有更多可以自由支配的時間,家裡的電腦也很好用,提高了我的效率。忙完本職工作之後,我還能有細碎的時間接一些私活兒,賺些外快。”菲爾說。
居家辦公 自製力受到很大考驗
一家出版社的文案編輯小花,每天需要閱讀大量的稿件。在公司辦公時,她可以專心投入工作,每週能夠完成大約11.5萬字的初審編輯。居家辦公後,她很難進入工作狀態,一邊拖延一邊焦慮,效率很低,經常凌晨兩三點還在工作。
小花說:“居家辦公很難切換到工作狀態,總覺得懶懶散散的,狀態不好,需要強大的自製力。我曾夢想的居家辦公和彈性工作時長終於實現了,但殘酷的現實告訴我,幸好我不是一個自由職業者、自媒體博主、淘寶賣家,不然憑著我的拖延症,估計已經餓死好久了。”
居家辦公的確對自製力提出了考驗。陳星辰說,她盡量約束自己按照上班時間作息,沒有緊張氛圍的約束就需要時刻提醒自己進入工作狀態,儘管還是會偶爾刷刷手機、看淘寶,“但就算在公司上班,誰能每時每刻都保證全身心投入工作不玩手機呢?”陳星辰也覺得,居家辦公後生活場景和工作場景融為一體,沒有明確的切換,少了下班後的輕鬆感。
這似乎是大家的共同感受。菲爾也說,有時因為領導知道大家都在家裡,所以經常在夜晚安排工作任務,有幾次完成工作後,已經是晚上9點,“隨時都在上班的感覺,沒有了下班之後一切工作與我無關的輕鬆感”。
溝通成本增加 最懷念頭腦風暴
對於有孩子的上班族來說,在家線上辦公是另一種“災難”。劉洪目前供職於青春工場(北京)諮詢有限公司,家有兩個“神獸”的她迫切希望能夠早一點去公司上班,“逃離”帶孩子的煩惱。在家裡,她需要為孩子準備飯菜、陪她們玩耍,需要照顧老人,好不容易忙完家務準備工作的時候,孩子又會跑來找媽媽,讓她很難專心投入到工作中。
線上辦公讓她感到不適應的另一個原因是,需要聯絡同事的時候,通常不會馬上得到對方的回應,溝通的時間成本大大提高,“而在公司的時候,回頭就能找到人”。
這樣的情況也出現在小花身上。由於小花需要和作者面對面討論文章結構、簽訂出版合同,居家辦公後,她無法和作者面談,只能通過電話或微信語音的方式進行溝通,有時候對方很久都沒有回复,這讓她忐忑不安,是沒有收到我的信息,還是不想回?要不要追問一下?多數情況下她只能選擇默默等待。
陳星辰對此也深有體會,“居家辦公後,與同事之間的溝通、與客戶之間的溝通都是十分具有目的性的,大家達成目的後就會匆匆掛掉電話”。
陳星辰很懷念在公司上班時和同事吃飯、閒聊的時光,“工作的靈感和想法很多時候是在和同事閒聊時突然碰撞出來的。居家辦公後,這樣的交流沒有了,所有的線上交流目的性很明確,所以也就少了很多靈感的碰撞。”
青春工場(北京)諮詢有限公司CEO唐凱林對這一點深有感觸,作為一家創新型的全域品牌營銷機構,創意是公司最核心的元素。往常,唐凱林經常和員工們聚在一起頭腦風暴,針對某個項目提出想法和創意,有時會集體陷入沉思,這很正常。“這樣的情況在電話會議裡出現就很尷尬了,就會突然冷場。”唐凱林說,對於需要思維碰撞的行業,線上辦公無法實現更好、更順暢地交流。
是否適合線上辦公與行業屬性密切相關
3月初,中國人民大學信息分析研究中心和界面商學院對全國31個省份上萬家已經初步實施“在線辦公”的企業進行線上問卷調查,最終回收有效問卷2008份。發布的《企業健康復工與經營情況調查》顯示,超過七成的被調查企業表示,數字基礎設施對企業抗疫意義重大,疫後將加大數字化投入。其中,11.5%的企業“計劃減少辦公場所租賃,擴大在家辦公比例”,22.8%的企業“計劃增加採購視頻會議等數字化工具”,37.7%的企業“有意調整組織架構和考核制度,以適應在家辦公、在線辦公新趨勢”。
實際上,目前線上辦公已經在諸多行業施行。張亞欣供職於某中央媒體,作為記者,線上辦公是她的工作常態。按照要求,她僅需要每週一到報社參加選題會,此外的其他時間可以自由安排,如有選題她在線上向領導匯報通過之後即可操作,“已經習慣了線上辦公”。
疫情期間,年前剛從互聯網企業離職的馬樂完成了她新工作的面試、筆試,迅速上崗投入新的工作。
在北京建外Soho工作的王新說,他工作的寫字樓裡近幾年已經有一些公司採用線上+線下辦公結合的方式,通過共享辦公室完成員工線下辦公的需求。
作為老闆,唐凱林卻認為,不同行業對辦公場景有不同的要求,自媒體、金融等行業適合該模式,需要頻繁溝通的行業或傳統行業不適合線上辦公模式。
唐凱林說,儘管租賃寫字樓相較線上辦公會增加公司的運營成本,但該部分投入所佔比例並不多,他不會因為減少租賃成本就讓員工線上辦公。“有時需要對整個公司有所掌控,如果都居家辦公的話,會感覺公司不在自己的控制範圍內。”唐凱林還提到,如何考核員工、以及團隊凝聚力的培養也是線上辦公需要解決的一個問題。
疫情為線上辦公提供了發展的土壤,國家相關部門、各地方政府也陸續出台扶持政策。2月19日,工信部提出支持運用雲計算大力推動企業上雲;上海市經濟信息化委動員部分雲服務廠商免費開放雲服務資源、最高補貼金額800萬元支持企業培育新產品新模式;北京經信委提出,受疫情影響嚴重的企業採購遠程辦公、視頻會議、法律諮詢、在線檢測、網絡銷售等指定服務產品的,對每家企業給予不超過合同額50%的補貼,最高額度不超過20萬元。
線上辦公或會成為趨勢,至少讓企業多了一種選擇。