用好Smart Reply/Compose功能大幅提升Gmail工作效率
去年在慶祝Gmail 15歲生日前夕,谷歌為這項電子郵件服務添加了很多生產力和機器學習工具。其中重點值得關注的是Smart Reply和Smart Compose兩項功能,今天外媒The Verge就詳細介紹了這兩項能節省時間的功能。
啟用Smart Reply 和Smart Compose
想要讓Gmail 幫助你回復和撰寫郵件,你需要在設置菜單中啟用這兩項功能。如果你只是普通的Gmail 用戶(非G Suite 企業版用戶),操作步驟如下
桌面端
1.點擊右上方的齒輪圖標,找到設置頁面。
2.向下滾動到單獨的Smart Reply 和Smart Compose 選項,並將其中一個或兩個選項選擇”On”以啟用自動建議。
3.你還可以選擇”Smart Compose 個性化”,讓Gmail的機器學習根據你寫郵件的方式來提供個性化建議。例如,如果你習慣用”Hi, team”而非”Hello, everyone”來問候你的同事,它會自動選擇你最常用的內容。
如果你是G Suite 用戶,你會注意到Smart Compose 的選項是灰色狀態。該功能需要經過組織的G Suite 管理員才能啟用。
移動端
1.點擊左上方的漢堡包圖標,打開側邊抽屜。向下滾動到”設置”。
2.選擇你要處理的Gmail賬戶
3.點擊Smart Reply 和Smart Compose 上的複選框來切換該模式。
操作體驗
基本上,你只要開始打字,Gmail 就會開始建議可能適合你書寫風格的郵件內容。它並不會在你撰寫每封郵件的時候都出現,因為Gmail 需要聯繫上下文進行學習和推薦。
例如當你在撰寫“Nice to meet you”(很高興見到你)和“Hope you’re well.”(祝你安好)這類常用語句的時候,就會有Smart Compose 的提示。如果Gmail 會有撰寫建議,會在輸入的內容旁邊出現一組不透明的文字。
在桌面版的Gmail上,你可以按Tab鍵接受建議。在手機應用上,如果出現了建議的單詞或短語,向右滑動即可將其添加到郵件中。Smart Compose還可以建議郵件主題。把主題行留空,然後開始寫郵件。一旦你回去填寫主題行,Gmail會提供一個建議,你可以在桌面應用上按Tab鍵或在手機上向右滑動來接受。
Smart Reply 的工作速度比Smart Compose 快一些。Gmail 不會為你推薦單詞或短語,而是會提供三個可能適合你收到的郵件的回复。例如,如果你收到了一封提醒你約會的郵件,智能回复可能會建議”確認”、”謝謝”或”我不能去了”等回复。
點擊這些回復不會立即發送郵件。您可以在選擇發送之前,在建議的回復中添加更多文字。